W dzisiejszym odcinku podcastu rozmawiam z Magdaleną Sławińską-Rzemek, doradcą podatkowym w międzynarodowej firmie doradczej V4 Group. Podzieli się z nami swoimi doświadczeniami w kontekście relacji między przedsiębiorcami a urzędami skarbowymi w Polsce. Jakie aspekty są kluczowe w procesie przygotowania do kontroli podatkowej? Ten odcinek jest pełen praktycznych wskazówek, które mogą oszczędzić Ci wielu nerwów – szczególnie, jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce.

 

Oglądając wideo zasubskrybuj nasz kanał na YouTube oraz kliknij symbol dzwoneczka. Dzięki temu dostaniesz powiadomienie, gdy opublikujemy nowy film.

Wolisz słuchać? Nasz podcast dostępny jest również na platformie Spotify!

 

W skrócie:

Poniżej przedstawiamy kluczowe wnioski z rozmowy, które pomogą Ci lepiej zrozumieć relacje na linii administracja skarbowa – przedsiębiorcy oraz sposoby na prowadzenie kontroli podatkowych i celno-skarbowych bez nadmiernego stresu. Zachęcamy do przesłuchania całego odcinka, aby pogłębić swoją wiedzę.

 

Jak przygotować się do kontroli?

  • Wybór biura rachunkowego jest kluczową kwestią, ponieważ kontrola skarbowa zazwyczaj następuje już po pewnym czasie prowadzenia działalności. Ważnym jest, aby sprawdzić polisę OC bura – nie każde biuro rachunkowe ma obowiązek posiadać polisę OC, szczególnie jeśli obsługuje wyłącznie książki przychodów i rozchodów (KPiR) lub kadry i płace. Jeżeli wybrane biuro posiada polisę OC, warto sprawdzić, czy obejmuje ona także inne czynności niż tylko prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz zweryfikować wysokość kwoty polisy, aby upewnić się, że pokryje ona ewentualne błędy. Istotnym elementem jest również weryfikacja wiarygodności biura rachunkowego.
  • Należy szczegółowo dokumentować czynności gospodarcze. Na szczególną uwagę zasługują umowy w języku obcym, które powinny być dwujęzyczne, ponieważ w czasie kontroli urząd wymagać może tłumaczenia przysięgłego na język polski, co generuje dodatkowe koszty i czas. Ponadto, wszelkie dokumenty, które mogą udowodnić celowość poniesionych kosztów i związane są z działalnością gospodarczą muszą być przechowywane w dokumentacji. Mogą to być również wiadomości mailowe, SMS-y, certyfikaty z konferencji, zdjęcia czy inne dowody. Jest to niezwykle ważne, gdyż kontrola podatkowa może być przeprowadzona nawet do sześciu lat po dokonaniu czynności.
  • Zarząd powinien zdawać sobie sprawę z konieczności przekazywania wszystkich dokumentów księgowym, ponieważ to zarząd odpowiada finansowo za ewentualne błędy.
  • Dokumentowanie usług między podmiotami powiązanymi powinno odbywać się za pomocą umów. Mimo braku formalnego wymogu umów pisemnych (umowa może być ustna), urzędy skarbowe uwielbiają wszystko, co jest w papierze. Pisemne umowy znacznie upraszczają wyjaśnienia podczas kontroli.

 

Jakie działania należy podjąć po otrzymaniu zawiadomienia o kontroli?

Po otrzymaniu zawiadomienia o kontroli nie należy panikować i koniecznie odebrać korespondencję zawiadowczą. Po upłynięciu terminu 14 dni, nawet nieodebrane wezwanie zostaje uznane za doręczone, więc kontrola i tak się rozpocznie.

Kontrola może zostać wszczęta nie wcześniej niż 7 dni i nie później niż 30 dni od doręczenia pisma. Przedsiębiorca nie ma obowiązku zgadzać się na wcześniejsze rozpoczęcie kontroli.

Zaleca się ustanowienie profesjonalnego pełnomocnika (doradcy podatkowego, adwokata, radcy prawnego), który będzie posiadał wiedzę, jak rozmawiać z organem oraz będzie reprezentował klienta na przesłuchaniach i przeprowadzi sprawę przez wszystkie etapy. Kluczowa jest uczciwość wobec ustanowionego pełnomocnika, aby mógł on prawidłowo doradzić i zaplanować strategię działania.

 

Jak wygląda spór z organem podatkowym?

Na koniec kontroli przedsiębiorca otrzymuje protokół, do którego może wnieść zastrzeżenia w ciągu 14 dni lub złożyć wymagane korekty deklaracji. Jeśli zastrzeżenia te nie zostaną przyjęte, kontrola może przekształcić się w postępowanie podatkowe, prowadzone przez inne osoby, z dalszymi pytaniami i prośbami o dokumenty.

Po przeprowadzeniu postępowaniu wydawana jest decyzja, od której można odwołać się do wyższej instancji (Izby Administracji Skarbowej). Organy wyższej instancji zazwyczaj podtrzymują decyzje organów niższej instancji.

Dopiero na etapie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA) istnieje realna szansa na wygranie sporu. W przypadku przegranej w WSA, można złożyć skargę kasacyjną do Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA), choć czas oczekiwania na rozprawę w NSA jest bardzo długi (około czterech lat).

 

Jakie obszary są najczęściej kontrolowane?

Obecnie częściej kontrolowane są podatki dochodowe (PIT i CIT).

W firmach z podmiotami powiązanymi, pierwszą rzeczą podlegającą kontroli jest dokumentacja cen transferowych. Standardowo urzędy proszą o JPK (VAT, KR, PKPR), wyciągi bankowe i umowy.

Istnieję również pewne zdarzenia wywołujące zainteresowanie Urzędu Skarbowego:

  • Notowanie strat przez kilka lat w branży, w której inni osiągają przychody
  • Donosy
  • Utrata prawa do rozliczania się ryczałtem i przejście na zasady ogólne
  • Brak sensu biznesowego dla nietypowych transakcji lub przekształceń

 

Główne rady dla przedsiębiorców:

  • Nie panikować!
  • Odbierać pocztę i nie odpowiadać na pytania przez telefon
  • Przygotować się – zgromadzić dokumenty i porozmawiać z księgowym lub zatrudnić specjalistę
  • Nie działać pochopnie
  • Dokumentować wszystko, zwłaszcza transakcje na duże kwoty, ponieważ kontrole odbywają się po wielu latach, kiedy trudno może być pamiętać szczegóły
  • Uważać na media społecznościowe, ponieważ urzędnicy mogą analizować publikowane tam treści w kontekście deklarowanych kosztów (np. podróży służbowych)

 

Podsumowanie

Kluczowym działaniem w przedsiębiorstwach w kontekście kontroli skarbowych jest prawidłowe przygotowanie dokumentów, stworzenie historii transakcji i uzasadnienia biznesowego oraz zachowanie spokoju.